Cartas de Gestão #51

Por onde começar em uma fazenda que não tem nada anotado?

02 de abril de 2021
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POR ONDE COMEÇAR EM UMA FAZENDA QUE NÃO TEM NADA ANOTADO?
Em todo início, seja do que for, é interessante começar do básico, dos principais fatores que vão ser a estrutura para o restante.

É como se fosse a construção de uma casa. Você precisa começar pela fundação.

Mas para começar por estes quesitos básicos é preciso pensar sobre o que você quer no final. Você inicia a construção da casa pela fundação, pela base. Mas essa base precisa estar condizente com o que vai ser essa construção.

Estou falando isso tudo aqui no começo, pois gostaria que você que ainda não possui nada anotado na fazenda ou você que possui anotações mas não sabe muito bem o que fazer com elas, possa ter uma compreensão de que:

1) a anotação de informações da fazenda é um dos pilares básicos da gestão;

e 2) a anotação precisa estar condizente com o que se deseja obter com essas informações;

Portanto, eu acredito que é interessante iniciar a resposta da pergunta deste texto pensando em onde quer terminar.

Anotar por anotar não vai te levar tão longe. É claro que entre anotar tudo e não anotar nada, é preferível que se anote.

Mas não adianta só anotar e não saber o que fazer com as informações e nem anotar um monte de coisas e deixar alguma informação essencial de lado.

Existem fazendas que possuem um monte de anotações, em cadernos ou até mesmo em planilhas, mas que não são utilizadas.

Se a sua fazenda não possui nenhum tipo de anotação ou se possui uma desorganização muito grande nas anotações, pare por um momento e comece a pensar sobre o que você quer saber no final das contas.

As anotações da fazenda serão insumos para a composição dos principais indicadores do negócio, que por sua vez, serão os principais insumos da sua análise para as tomadas de decisão.

Há apenas duas alternativas: ou você toma decisões com base em achismos, sem olhar para os dados. Ou você toma decisões baseadas nas análises dos indicadores. O segundo modo possui uma chance de erro menor. Não significa que todas as decisões baseadas em números serão acertadas, mas há maiores chances de acerto quando se faz as análises certas.

Portanto, as anotações que você faz na fazenda, devem ser pensadas de modo a alimentar os indicadores que você quer medir.

Como estamos tratando neste texto de questões básicas, que é começar a anotar, irei dar alguns toques que possam te ajudar nesse início.

Mas entenda que essas são apenas as primeiras etapas, tá bom? É o básico para você iniciar na gestão da fazenda e depois partir para questões mais aprofundadas.

E se estamos falando do básico, temos que pensar, justamente, no que é básico. Portanto, vamos trabalhar sobre os fatores básicos do ponto de vista da gestão financeira da fazenda.

Vamos lá.



# O BÁSICO DO BÁSICO PARA GESTÃO FINANCEIRA

O que poderia ser considerado básico na gestão financeira?

Claramente, já vêm três coisas na minha cabeça: lucro, custo e fluxo de caixa.

Não importa saber o quanto a sua fazenda produz se você não sabe o quanto ela lucra. Neste jogo, o vencedor não é quem produz mais, mas sim quem lucra mais. E se você não sabe quanto a fazenda lucra, basicamente, você não sabe nada sobre o seu negócio.

Portanto, você precisa (deve!) anotar as informações financeiras da fazenda de modo que seja possível calcular o seu lucro. E caso queira conhecer as 4 formas de aumentar o lucro da fazenda, você pode ler neste texto .

Existem diferentes tipos de lucros (lucro bruto, lucro operacional, EBITDA e lucro líquido), mas neste texto vamos tratar tudo como lucro e em outra oportunidade falamos sobre essas diferenças.

E para calcular o lucro basta fazer uma conta simples: LUCRO = RECEITAS - DESPESAS. E as diferenças entre cada tipo de lucro citado acima vai ser sobre quais receitas e despesas considerar na conta mas, novamente, vamos deixar isso para depois.

O custo é outro fator fundamental para você conhecer sobre o ponto de vista financeiro. É aqui que está um dos principais determinantes para o sucesso ou fracasso de toda fazenda. Portanto, você PRECISA saber o custo de produção.

E o custo de produção NÃO é o custo total. Não é o total que você gastou, mas sim o total de custo dividido pelo total produzido.

Já o fluxo de caixa é o coração da sua fazenda, que garante o bom funcionamento de todo o resto. Portanto, saber o fluxo de caixa também é crucial.

E aqui também adianto que existem diferentes tipos de fluxos de caixa (FC Operacional, FC de Investimentos, FC de Financiamentos, FC Livre e FC Total), mas que vamos deixar isso de lado e entender tudo simplesmente como fluxo de caixa.

Portanto, eis as informações que você precisa anotar para poder ter estas três informações cruciais:

#1 - Datas de recebimentos e datas de pagamentos

#2 - Valores que foram recebidos e pagos

#3 - Unidades de produto que foram produzidas (ou vendidas)

Pronto.

Apenas essas três informações. (Por favor, não entenda que somente esses três grupos de informações vão fazer com que a sua fazenda tenha uma gestão adequada. Lembre-se que estamos tratando do nível mais básico aqui).

Mas não basta somente isso. Somente anotar não vai adiantar muita coisa. É preciso fazer um trabalho de classificação.

Como estamos abordando o tema do ponto de vista mais básico, você irá precisar fazer somente um tipo de classificação, que é classificar as contas (tanto de entradas quanto de saídas de dinheiro) dizendo se ela é uma conta Operacional, ou uma conta de Investimentos ou uma conta de Financiamentos.

Quando classificada como Operacional, ela será uma Receita (se for uma entrada de dinheiro) ou uma Despesa (se for uma saída de dinheiro).

E aí, depois de fazer as anotações e essa classificação primária, basta seguir o passo a passo abaixo para calcular o lucro, o custo e o fluxo de caixa da fazenda:

Para calcular o lucro:

#1 - Definir o período que quer analisar e pegar as informações somente com as datas dentro deste período;

#2 - Somar o total de contas de ENTRADAS classificadas como Operacional (serão as receitas)

#3 - Somar o total de contas de SAÍDAS classificadas como Operacional (serão as despesas)

#4 - Subtrair as despesas das receitas



Para calcular o custo:

#1 - Selecionar o período (igual passo 01 de como calcular o lucro)

#2 - Somar todas as despesas (igual passo 03 de como calcular o lucro)

#3 - Somar o total produzido no período estipulado

#4 - Dividir o total de despesas pelo total produzido



Para calcular o fluxo de caixa:

#1 - Selecionar o período (idem aos anteriores)

#2 - Somar o total de ENTRADAS (aqui não precisa se preocupar com as classificações, pois vamos calcular o fluxo de caixa total, se fosse calcular outro tipo de fluxo de caixa, aí iríamos nos preocupar com isso)

#3 - Somar o total de SAÍDAS (observação igual a do passo anterior)

#4 - Subtrair o total de ENTRADAS do total de SAÍDAS



Resumo geral:

Lucro = Receitas - Despesas

Custo de Produção = Custo Total / Produção Total

Fluxo de Caixa = Entradas - Saídas



Agora, por favor, me responda de coração, há algo difícil nisso? Existe algum desses passos falados acima que você não consiga fazer?

São coisas muito simples de serem feitas, mas que serão os pilares para o início de uma gestão mais profissionalizada na sua fazenda.

Para quem se importa com a fazenda e deseja desenvolvê-la para aumentar lucros, ter mais segurança com o negócio, preservar e crescer patrimônio, esses são os passos mais básicos que precisam ser dados.

Espero que você inicie, caso não tenha iniciado ainda, para que possa partir para os próximos passos mais interessantes, como os variados tipos de lucros e de fluxo de caixa, análises de viabilidade, análises de custo de produção, cálculo de variados indicadores e muito mais.

Autor
Gabriel H. Lima
Eng. agrônomo e fundador da Maja Consultoria