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COMO ORGANIZAR AS ATIVIDADES E OS FUNCIONÁRIOS DA FAZENDA?
"Esse tem sido um dos meus mantras - foco e simplicidade. Simples pode ser mais difícil de fazer do que o complexo; você tem que trabalhar duro para clarear seus pensamentos a fim de torná-los simples."
"A partir do caos, encontre a simplicidade."
Inicio com duas citações. A primeira de Steve Jobs e a segunda de Albert Einstein.
E a verdade é que eu poderia encontrar várias e várias citações para exaltar a importância da simplicidade.
Na verdade, tudo que é complexo é ruim. Não consigo imaginar algo que seja complexo e que traga benefícios. O simples é sempre melhor do que o complexo.
O problema é quando confundimos ser simples com ser simplista.
E a simplicidade é ainda mais importante quando pensamos na organização de atividades e funcionários da fazenda.
Primeiro porque você precisa simplificar e clarear o processo produtivo da sua propriedade. Pegue toda a operação da sua fazenda e divida ela em fases ou etapas.
Faça uma divisão simples de modo a ter entre 3 a 6 etapas. Não mais do que isso. E em cada etapa dessa você vai procurar clarear o que precisa ser feito e os detalhes essenciais para que seja feito com eficiência.
Uma coisa que talvez possa te ajudar, é pensar na sua fazenda como uma linha industrial, em que cada etapa será uma fase da "linha de montagem" do produto.
Fazendo isso você já terá uma visão do todo, mas dividido em partes.
Agora você poderá trabalhar com um pouco mais de organização em cada parte. O que precisa ser feito em cada uma? Coloque isso em um papel, escreva, pois ajuda na organização.
Definido o que precisa ser feito, você deve pensar em quais os indicadores que podem melhor representar cada etapa. Minha sugestão é que você trabalhe, pelo menos de início, com apenas um único indicador-chave para cada etapa do processo produtivo.
Tem que ser um indicador que representa muito bem a eficiência desta etapa em questão, mas que seja simples de ser mensurado.
Por exemplo, em propriedades de pecuária bovina que trabalham com reprodução (fazendas de cria, ciclo completo ou leite), uma das etapas essenciais é justamente a parte reprodutiva da fazenda. O processo produtivo como um todo depende muito da parte reprodutiva.
E para ela nós podemos pensar em diversos indicadores para acompanhar a eficiência, mas de início, se ainda não tiver informações suficientes ou não tiver um processo gerencial bem organizado, comece com apenas um.
Acredito que o IEP (Intervalo Entre Partos) possa ser o melhor indicador para isso porque nele você consegue já visualizar indiretamente todos os outros indicadores dessa fase. Taxa de serviço, taxa de concepção, taxa de prenhez, número de prenhez por doses de sêmen e todos os outros indicadores que você pode pensar, já vão estar representados, indiretamente, no IEP.
E aí você faz o mesmo para cada etapa do processo produtivo.
Agora será a hora de pensar em quais são os resultados esperados desses indicadores-chave de cada fase. Basicamente, seria definir um valor de meta para esse indicador. (Falando nisso, você assistiu nossa Live de sábado passado sobre metas para fazenda?)
Feito isso, você terá em mãos: cada etapa do processo produtivo, o que precisa ser feito nelas, o principal indicador-chave de cada etapa e os seus respectivos valores de metas.
Com isso você já vai ter uma clareza maior das atividades, concorda? Se antes você não conseguia enxergar de maneira clara, agora consegue visualizar cada etapa com mais organização.
Isso é o início do que nós chamamos de playbook operacional no Gestão Profissional de Fazendas. Uma espécie de "manual produtivo" da sua propriedade.
Mas agora, será a hora de você pensar em como comunicar o que precisa ser feito e quais os resultados esperados de cada fase para os funcionários.
Aqui eu acredito que possa existir uma maior dificuldade. Mas a dificuldade existe porque, geralmente, não se tem uma cultura gerencial na fazenda e aí você precisa começar porque, somente assim, as coisas vão ficar mais fáceis no futuro.
O que eu quero dizer com isso é: supondo que você chegue para o funcionário e fale para ele o que precisa ser feito em cada etapa do processo produtivo e quais os resultados esperados.
Se você somente falar isso e virar as costas e não acompanhar, os resultados não vão surgir. É preciso fazer um acompanhamento.
Mas não me entenda mal. Não quero dizer um acompanhamento no sentido de ficar em cima, ou ficar ditando o que precisa ser feito em cada passo, não! Isso é extremamente prejudicial. Deixe o funcionário trabalhar, deixe que ele ou ela seja realmente o RESPONSÁVEL pela tarefa.
E o que eu falo de acompanhamento é acompanhar os resultados, baseando-se no que foi proposto de resultados esperados. E aí, o funcionário quando é responsável pela tarefa também é responsável pelo resultado.
Só que também não é do dia pra noite que as coisas vão simplesmente melhorar, entende?
A pressa é algo terrível. E eu falo incansavelmente para sempre pensarmos no longo prazo.
Infelizmente, boa parte da gestão é um trabalho extremamente rotineiro. Você define o que precisa ser feito, transmite aos funcionários, checa o que foi feito, coleta informações, analisa os dados, expõe os resultados para ele, volta, começa de novo, e assim vai.
Isso significa que as melhorias são vagarosas e passo a passo. Mas quando colocadas de forma conjunta, resultam em um diferencial expressivo.
Um último comentário sobre a parte de relacionar os funcionários com as atividades que precisam ser feitas, caso sua fazenda tenha mais de um funcionário, procure alinhar as qualidades de cada um com a atividade que será feita. É provável que cada um seja melhor em alguma determinada função, um é mais cuidadoso, outro é mais rápido, outro é mais detalhista, enfim... cada atividade pode exigir uma capacidade diferente e, quando possível, você deve tentar relacionar o funcionário certo com a tarefa certa.
E, como nós citamos duas grandes referências no início do texto, para você que não conhece a origem do nome Maja Consultoria, deixo esta página como sugestão para você conhecer um pouco mais sobre nós e a origem do nosso nome.
"A partir do caos, encontre a simplicidade."
Inicio com duas citações. A primeira de Steve Jobs e a segunda de Albert Einstein.
E a verdade é que eu poderia encontrar várias e várias citações para exaltar a importância da simplicidade.
Na verdade, tudo que é complexo é ruim. Não consigo imaginar algo que seja complexo e que traga benefícios. O simples é sempre melhor do que o complexo.
O problema é quando confundimos ser simples com ser simplista.
E a simplicidade é ainda mais importante quando pensamos na organização de atividades e funcionários da fazenda.
Primeiro porque você precisa simplificar e clarear o processo produtivo da sua propriedade. Pegue toda a operação da sua fazenda e divida ela em fases ou etapas.
Faça uma divisão simples de modo a ter entre 3 a 6 etapas. Não mais do que isso. E em cada etapa dessa você vai procurar clarear o que precisa ser feito e os detalhes essenciais para que seja feito com eficiência.
Uma coisa que talvez possa te ajudar, é pensar na sua fazenda como uma linha industrial, em que cada etapa será uma fase da "linha de montagem" do produto.
Fazendo isso você já terá uma visão do todo, mas dividido em partes.
Agora você poderá trabalhar com um pouco mais de organização em cada parte. O que precisa ser feito em cada uma? Coloque isso em um papel, escreva, pois ajuda na organização.
Definido o que precisa ser feito, você deve pensar em quais os indicadores que podem melhor representar cada etapa. Minha sugestão é que você trabalhe, pelo menos de início, com apenas um único indicador-chave para cada etapa do processo produtivo.
Tem que ser um indicador que representa muito bem a eficiência desta etapa em questão, mas que seja simples de ser mensurado.
Por exemplo, em propriedades de pecuária bovina que trabalham com reprodução (fazendas de cria, ciclo completo ou leite), uma das etapas essenciais é justamente a parte reprodutiva da fazenda. O processo produtivo como um todo depende muito da parte reprodutiva.
E para ela nós podemos pensar em diversos indicadores para acompanhar a eficiência, mas de início, se ainda não tiver informações suficientes ou não tiver um processo gerencial bem organizado, comece com apenas um.
Acredito que o IEP (Intervalo Entre Partos) possa ser o melhor indicador para isso porque nele você consegue já visualizar indiretamente todos os outros indicadores dessa fase. Taxa de serviço, taxa de concepção, taxa de prenhez, número de prenhez por doses de sêmen e todos os outros indicadores que você pode pensar, já vão estar representados, indiretamente, no IEP.
E aí você faz o mesmo para cada etapa do processo produtivo.
Agora será a hora de pensar em quais são os resultados esperados desses indicadores-chave de cada fase. Basicamente, seria definir um valor de meta para esse indicador. (Falando nisso, você assistiu nossa Live de sábado passado sobre metas para fazenda?)
Feito isso, você terá em mãos: cada etapa do processo produtivo, o que precisa ser feito nelas, o principal indicador-chave de cada etapa e os seus respectivos valores de metas.
Com isso você já vai ter uma clareza maior das atividades, concorda? Se antes você não conseguia enxergar de maneira clara, agora consegue visualizar cada etapa com mais organização.
Isso é o início do que nós chamamos de playbook operacional no Gestão Profissional de Fazendas. Uma espécie de "manual produtivo" da sua propriedade.
Mas agora, será a hora de você pensar em como comunicar o que precisa ser feito e quais os resultados esperados de cada fase para os funcionários.
Aqui eu acredito que possa existir uma maior dificuldade. Mas a dificuldade existe porque, geralmente, não se tem uma cultura gerencial na fazenda e aí você precisa começar porque, somente assim, as coisas vão ficar mais fáceis no futuro.
O que eu quero dizer com isso é: supondo que você chegue para o funcionário e fale para ele o que precisa ser feito em cada etapa do processo produtivo e quais os resultados esperados.
Se você somente falar isso e virar as costas e não acompanhar, os resultados não vão surgir. É preciso fazer um acompanhamento.
Mas não me entenda mal. Não quero dizer um acompanhamento no sentido de ficar em cima, ou ficar ditando o que precisa ser feito em cada passo, não! Isso é extremamente prejudicial. Deixe o funcionário trabalhar, deixe que ele ou ela seja realmente o RESPONSÁVEL pela tarefa.
E o que eu falo de acompanhamento é acompanhar os resultados, baseando-se no que foi proposto de resultados esperados. E aí, o funcionário quando é responsável pela tarefa também é responsável pelo resultado.
Só que também não é do dia pra noite que as coisas vão simplesmente melhorar, entende?
A pressa é algo terrível. E eu falo incansavelmente para sempre pensarmos no longo prazo.
Infelizmente, boa parte da gestão é um trabalho extremamente rotineiro. Você define o que precisa ser feito, transmite aos funcionários, checa o que foi feito, coleta informações, analisa os dados, expõe os resultados para ele, volta, começa de novo, e assim vai.
Isso significa que as melhorias são vagarosas e passo a passo. Mas quando colocadas de forma conjunta, resultam em um diferencial expressivo.
Um último comentário sobre a parte de relacionar os funcionários com as atividades que precisam ser feitas, caso sua fazenda tenha mais de um funcionário, procure alinhar as qualidades de cada um com a atividade que será feita. É provável que cada um seja melhor em alguma determinada função, um é mais cuidadoso, outro é mais rápido, outro é mais detalhista, enfim... cada atividade pode exigir uma capacidade diferente e, quando possível, você deve tentar relacionar o funcionário certo com a tarefa certa.
E, como nós citamos duas grandes referências no início do texto, para você que não conhece a origem do nome Maja Consultoria, deixo esta página como sugestão para você conhecer um pouco mais sobre nós e a origem do nosso nome.