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Cartas de Gestão #09
6 pontos para considerar na gestão operacional
29 de maio de 2020
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6 PONTOS PARA CONSIDERAR NA GESTÃO OPERACIONAL
Algumas semanas atrás, um de nossos leitores me sugeriu um tema muito interessante e que, por coincidência, eu estava trabalhando em algo neste sentido.
A sugestão foi sobre uma espécie de check-list operacional para uma fazenda. E isso, realmente, é muito importante.
Um check-list é um esquema em que você deve ir checando ou conferindo etapas de um processo.
E por que isso é importante?
Pois uma estruturação e organização das atividades operacionais permite melhorar a eficiência no processo produtivo.
Entretanto, esse é um tema que para ser tratado na devida profundidade que merece, seria necessário muito tempo e linhas de texto.
Então, eu decidi realizar um esquema de 6 principais pontos a serem considerados sobre o assunto e que poderão servir como base para você organizar as operações da fazenda.
Vamos à eles.
(1) Qual o objetivo? O que precisa ser feito?
Sempre devemos iniciar pensando no que queremos realizar. Isto é, qual o objetivo de cada ação operacional.
Isso pode parecer algo sem importância quando olhamos sem atenção. Mas é importante entender que se vamos realizar, por exemplo, um protocolo de IATF (Inseminação Artificial em Tempo Fixo) em um lote de animais, nosso objetivo não é inseminar os animais. Mas, sim, emprenhá-las!
E o mesmo pode ser dito para uma operação agrícola de adubação, o objetivo não é adubar, no sentido de jogar o adubo. Mas, sim, nutrir as plantas.
Isso é fundamental de ser entendido, pois é a partir deste ponto que todo o trabalho será norteado.
Portanto, minha sugestão é que você procure definir um objetivo para cada atividade operacional em uma frase simples. Algo que você poderá entender facilmente e que vai te guiar nos próximos passos.
(2) Quando fazer?
Esse segundo ponto é particularmente importante nas fazendas, pois trabalhamos com processos biológicos e muitas vezes temos o ciclo da vida do animal ou da planta.
Se é necessário realizar uma aplicação de defensivos na horta, é preciso definir o momento que será mais efetivo. Se precisamos emprenhar uma novilha com menos de 15 meses, temos que começar a trabalhar nela antes disso. E assim por diante.
Portanto, definir quando a ação deve ser feita é importante por dois motivos:
a) Pois, algumas coisas precisam ser feitas no seu tempo mais adequado;
b) E isso vai ajudar na organização e planejamento das atividades e isso são duas coisas que podem fazer uma enorme diferença;
(3) Quem vai fazer?
Este é outro ponto importante e que muitas vezes é visto como algo sem relevância.
A definição de quem será o responsável pela atividade é importante, pois garante uma ligação entre o que será feito e a autoria e responsabilidade pelos resultados.
Isso vai servir tanto para cobrar quanto para elogiar, a depender dos resultados.
Fora que já é comprovado, por vários estudos, de que o desempenho das pessoas aumenta quando elas possuem um senso de responsabilidade maior.
Um ponto de atenção aqui é que o produtor/gestor deve ter cuidado para não passar por cima da autoridade do gerente do fazenda. Se o funcionário está como gerente é porque foi dada a ele esta função, então deixe que ele assuma a responsabilidade.
Isso está em linha com o que falamos no nosso texto de sexta passada, o produtor precisa ser o motorista da fazenda, não o motor. Deixe que o gerente assuma as responsabilidades que lhe foram atribuídas e cobre pelos resultados.
"Nunca diga às pessoas como fazer as coisas. Diga a elas o que fazer e permita que elas o surpreendam com os resultados". George S. Patton.
(4) O que precisa ser regulado/organizado e quais as medidas?
Essa é outra fase importante para considerarmos. Se vamos trabalhar com máquinas precisamos ajustar as regulagens antes. Se será feito algo que necessite de utilizar produtos, precisamos definir as quantidades antes.
Quando pensamos em eficiência operacional temos que ter em mente que a eficiência começa muito antes de se iniciar a atividade.
Vamos reformar uma cerca. Quanto de arame precisamos? E quantos postes? Esticadores? Alicate? E assim vai.
Então, nesse ponto, nosso papel é considerar tudo que será necessário para realizar a atividade e, para o caso de máquinas, deixá-las reguladas na medida correta.
Em tese, com esses 4 pontos iniciais, já estaríamos prontos para ir a campo realizar os trabalhos. E posso assegurar, com uma alta chance de acertar, de que iríamos conseguir ter um bom desempenho operacional.
Mas é importante considerarmos 2 pontos antes de darmos início às atividades.
(5) Quais os resultados esperados?
Esse ponto está totalmente ligado ao primeiro ponto. Ao objetivo do que será feito.
Lembra que demos 2 exemplos? No primeiro caso, o objetivo do protocolo de IATF não é inseminar as vacas ou novilhas, mas sim emprenhar. Portanto, qual a expectativa de prenhes? 30%? 40%? Defina uma medida de resultado esperado.
E o mesmo para a adubação. Nosso objetivo é nutrir as plantas que, por sua vez, terão condições para produzirem mais, portanto, poderíamos considerar resultados em termos de produtividade, já que as recomendações de adubações são feitas com base em expectativas de produtividade.
Portanto, definir qual o resultado esperado vai ter permitir chegar no último ponto a ser considerado.
(6) Como e quando avaliar os resultados?
Neste último ponto, você só precisa definir como e quando você fará as avaliações de resultados.
Isso é simples e direto para algumas atividades, como a do protocolo de IATF, por exemplo, em que o resultado será avaliado pela prenhes. Como? Detectando quantas vacas e novilhas ficaram prenhas ao final do processo e comparando com o resultado esperado. Quando? Quando for possível já dar um diagnóstico de prenhes, geralmente, 30 dias após a inseminação quando se possui ultrassom.
Já para outras atividades pode ser um pouco mais complexo. Mas de toda forma você precisa definir como irá avaliar, quais métricas vai medir e quando será medido.
Seria um desperdício ter todo o trabalho para produzir com eficiência e depois não medir os resultados.
Acredite, a menor parte do trabalho é justamente medir os resultados e fazer um registro de informações, mas ainda assim, é algo que é pouco praticado.
E aí com as avaliações dos resultados feitas, deve-se planejar uma nova atividade operacional, pensando em corrigir falhas (quando o resultado ficou abaixo do esperado) ou melhorar (quando ficou acima).
Para finalizar, tenha em mente que organizar e estruturar um check-list operacional é pensar em definir um esquema do que precisa ser feito de modo que você poderia entregar esse esquema para outra pessoa e ela poderia seguir o que foi definido sem muitos problemas.
Portanto, simplicidade e clareza contam muito.
E não se esqueça da melhoria contínua. As coisas são dinâmicas e, por isso, precisam sempre estar sendo atualizadas e revistas.
Caso queira deixar alguma sugestão de tema para trabalharmos nos próximos textos ou vídeos, fique a vontade. Basta nos responder neste mesmo e-mail.
Um grande abraço e ótimo final de semana,
A sugestão foi sobre uma espécie de check-list operacional para uma fazenda. E isso, realmente, é muito importante.
Um check-list é um esquema em que você deve ir checando ou conferindo etapas de um processo.
E por que isso é importante?
Pois uma estruturação e organização das atividades operacionais permite melhorar a eficiência no processo produtivo.
Entretanto, esse é um tema que para ser tratado na devida profundidade que merece, seria necessário muito tempo e linhas de texto.
Então, eu decidi realizar um esquema de 6 principais pontos a serem considerados sobre o assunto e que poderão servir como base para você organizar as operações da fazenda.
Vamos à eles.
(1) Qual o objetivo? O que precisa ser feito?
Sempre devemos iniciar pensando no que queremos realizar. Isto é, qual o objetivo de cada ação operacional.
Isso pode parecer algo sem importância quando olhamos sem atenção. Mas é importante entender que se vamos realizar, por exemplo, um protocolo de IATF (Inseminação Artificial em Tempo Fixo) em um lote de animais, nosso objetivo não é inseminar os animais. Mas, sim, emprenhá-las!
E o mesmo pode ser dito para uma operação agrícola de adubação, o objetivo não é adubar, no sentido de jogar o adubo. Mas, sim, nutrir as plantas.
Isso é fundamental de ser entendido, pois é a partir deste ponto que todo o trabalho será norteado.
Portanto, minha sugestão é que você procure definir um objetivo para cada atividade operacional em uma frase simples. Algo que você poderá entender facilmente e que vai te guiar nos próximos passos.
(2) Quando fazer?
Esse segundo ponto é particularmente importante nas fazendas, pois trabalhamos com processos biológicos e muitas vezes temos o ciclo da vida do animal ou da planta.
Se é necessário realizar uma aplicação de defensivos na horta, é preciso definir o momento que será mais efetivo. Se precisamos emprenhar uma novilha com menos de 15 meses, temos que começar a trabalhar nela antes disso. E assim por diante.
Portanto, definir quando a ação deve ser feita é importante por dois motivos:
a) Pois, algumas coisas precisam ser feitas no seu tempo mais adequado;
b) E isso vai ajudar na organização e planejamento das atividades e isso são duas coisas que podem fazer uma enorme diferença;
(3) Quem vai fazer?
Este é outro ponto importante e que muitas vezes é visto como algo sem relevância.
A definição de quem será o responsável pela atividade é importante, pois garante uma ligação entre o que será feito e a autoria e responsabilidade pelos resultados.
Isso vai servir tanto para cobrar quanto para elogiar, a depender dos resultados.
Fora que já é comprovado, por vários estudos, de que o desempenho das pessoas aumenta quando elas possuem um senso de responsabilidade maior.
Um ponto de atenção aqui é que o produtor/gestor deve ter cuidado para não passar por cima da autoridade do gerente do fazenda. Se o funcionário está como gerente é porque foi dada a ele esta função, então deixe que ele assuma a responsabilidade.
Isso está em linha com o que falamos no nosso texto de sexta passada, o produtor precisa ser o motorista da fazenda, não o motor. Deixe que o gerente assuma as responsabilidades que lhe foram atribuídas e cobre pelos resultados.
"Nunca diga às pessoas como fazer as coisas. Diga a elas o que fazer e permita que elas o surpreendam com os resultados". George S. Patton.
(4) O que precisa ser regulado/organizado e quais as medidas?
Essa é outra fase importante para considerarmos. Se vamos trabalhar com máquinas precisamos ajustar as regulagens antes. Se será feito algo que necessite de utilizar produtos, precisamos definir as quantidades antes.
Quando pensamos em eficiência operacional temos que ter em mente que a eficiência começa muito antes de se iniciar a atividade.
Vamos reformar uma cerca. Quanto de arame precisamos? E quantos postes? Esticadores? Alicate? E assim vai.
Então, nesse ponto, nosso papel é considerar tudo que será necessário para realizar a atividade e, para o caso de máquinas, deixá-las reguladas na medida correta.
Em tese, com esses 4 pontos iniciais, já estaríamos prontos para ir a campo realizar os trabalhos. E posso assegurar, com uma alta chance de acertar, de que iríamos conseguir ter um bom desempenho operacional.
Mas é importante considerarmos 2 pontos antes de darmos início às atividades.
(5) Quais os resultados esperados?
Esse ponto está totalmente ligado ao primeiro ponto. Ao objetivo do que será feito.
Lembra que demos 2 exemplos? No primeiro caso, o objetivo do protocolo de IATF não é inseminar as vacas ou novilhas, mas sim emprenhar. Portanto, qual a expectativa de prenhes? 30%? 40%? Defina uma medida de resultado esperado.
E o mesmo para a adubação. Nosso objetivo é nutrir as plantas que, por sua vez, terão condições para produzirem mais, portanto, poderíamos considerar resultados em termos de produtividade, já que as recomendações de adubações são feitas com base em expectativas de produtividade.
Portanto, definir qual o resultado esperado vai ter permitir chegar no último ponto a ser considerado.
(6) Como e quando avaliar os resultados?
Neste último ponto, você só precisa definir como e quando você fará as avaliações de resultados.
Isso é simples e direto para algumas atividades, como a do protocolo de IATF, por exemplo, em que o resultado será avaliado pela prenhes. Como? Detectando quantas vacas e novilhas ficaram prenhas ao final do processo e comparando com o resultado esperado. Quando? Quando for possível já dar um diagnóstico de prenhes, geralmente, 30 dias após a inseminação quando se possui ultrassom.
Já para outras atividades pode ser um pouco mais complexo. Mas de toda forma você precisa definir como irá avaliar, quais métricas vai medir e quando será medido.
Seria um desperdício ter todo o trabalho para produzir com eficiência e depois não medir os resultados.
Acredite, a menor parte do trabalho é justamente medir os resultados e fazer um registro de informações, mas ainda assim, é algo que é pouco praticado.
E aí com as avaliações dos resultados feitas, deve-se planejar uma nova atividade operacional, pensando em corrigir falhas (quando o resultado ficou abaixo do esperado) ou melhorar (quando ficou acima).
Para finalizar, tenha em mente que organizar e estruturar um check-list operacional é pensar em definir um esquema do que precisa ser feito de modo que você poderia entregar esse esquema para outra pessoa e ela poderia seguir o que foi definido sem muitos problemas.
Portanto, simplicidade e clareza contam muito.
E não se esqueça da melhoria contínua. As coisas são dinâmicas e, por isso, precisam sempre estar sendo atualizadas e revistas.
Caso queira deixar alguma sugestão de tema para trabalharmos nos próximos textos ou vídeos, fique a vontade. Basta nos responder neste mesmo e-mail.
Um grande abraço e ótimo final de semana,
AutorGabriel H. Lima Eng. agrônomo e fundador da Maja Consultoria
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